Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte: Was gefragt wird!

Verwaltungsfachangestellte arbeiten in Kreis- oder Gemeindeverwaltungen oder haben ihre Ausbildung in Ämtern und Behörden in Kommunen absolviert. Die Ausbildung erinnert ein wenig an die zum/zur Kauffrau für Büromanagement, ist inhaltlich aber anspruchsvoller und viel politischer geprägt und reiht sich hier neben Industriekaufleute. Der Unterschied liegt in der internationalen Ausrichtung dieser, wohingegen Verwaltungsfachangestellte national tätig sind. Was sich genau hinter dem Ausbildungsberuf verbirgt und was im entsprechenden Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte gefragt wird, soll dieser Beitrag klären.

Der Ausbildungsberuf im Portrait

Seit 1999 wird die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten in diesen fünf verschiedenen Fachbereichen angeboten.

  1. Bundesverwaltung
  2. Landesverwaltung
  3. Kommunalverwaltung
  4. Handwerksorganisation / Industrie- und Handelskammern
  5. Kirchenverwaltung (evangelische Kirche)

Wer sich für die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten bewirbt, muss die Hochschulreife oder alternativ einen mittleren Bildungsabschluss vorweisen können. Dies zeigt sich auch deutlich an den Ausbildungsanfängern aus dem Jahr 2013. 53 Prozent besaßen einen mittleren Bildungsabschluss und 46 Prozent die Hochschulreife. Besonders wichtig sind Schulfächer Wirtschaft, Recht, Deutsch und Mathematik.

Welche Fähigkeiten angehende Verwaltungsfachangestellte noch mitbringen müssen, zeigt diese Übersicht:

Interesse an Verwaltung, Organisation und kaufmännischen Tätigkeiten Haushaltsüberwachungslisten, Sitzungsprotokolle, Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben im Rechnungswesen, Erarbeitung und Analyse von Kennziffern der Arbeitseffizienz und der Wirtschaftlichkeit
Interesse an sozialen und beratenden Tätigkeiten Erklären von Verwaltungsvorgängen (Bauthemen, Liegenschaften, Wohnungswesen, Straßenverkehrsthemen, Sozialhilfewesen), Serviceorientierung mit Blick auf Bürgeranfragen

Einstellungstest VerwaltungsfachangestellteDie Ausbildungsinhalte im Überblick

Mit Blick auf die eingangs erwähnte These, dass die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten ein wenig an die zum/zur Bürokaumann/-frau für Büromanagement erinnert, ist an dieser Stelle ein ausführlicher Blick auf die Ausbildungsinhalte sinnvoll und wichtig:

  • Arbeit mit Einsatz von IT- und Kommunikationssystemen,
  • Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Löhnen, Gehältern und Entgelten,
  • Beratung von Organisationen und Bürgern,
  • Erledigung von Verwaltungstätigkeiten (serviceorientiert, wirtschaftlich effizient),
  • Kommunale Selbstverwaltung (Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche),
  • Mitwirkung bei Wirtschafts- und Haushaltsplänen (inkl. Zahlungsvorgängen),
  • Planung und Organisation von Arbeitsprozessen,
  • Prüfung und Beschaffung von Material und Wirtschaftsgütern mit Blick auf die Ökonomie und die Ökologie,
  • Prüfung von Verwaltungsakten inkl. Fehlerbehebung,
  • Sitzungsvorbereitung.

Die Ausbildung dauert drei Jahre und erfolgt im dualen System. Wer keine Ausbildungsstelle als Verwaltungsfachangestellte/-r bekommt, der wird sich vielleicht als Justizfachangestellte/-r bewerben oder als Fachangestellte/-r für Arbeitsmarktdienstleistungen. Auch liegt eine Ausbildung zum/zur Sozialversicherungsfachangestellten nahe.

Nicht nur die primären Berufschancen sehen für Verwaltungsfachangestellte rosig aus (denn meist bilden Kommunen für den Eigenbedarf aus), sondern auch die Zukunftsoptionen können sich sehen lassen. Möglich ist die Weiterbildung zum/zur Betriebswirt/-in für Verwaltung oder für Kommunikation und Büromanagement, die Fortbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt/-in oder die Weiterbildung zum/zur Fachwirt/-in für Büro- und Projektorganisation.

Kenntnisse und Anforderungen im Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte

Wer einen genaueren Blick in die Liste der Fähigkeiten und Kenntnisse wirft, die ein/-e Verwaltungsfachangestellte mitbringen muss, kann daraus bereits ablesen, was im Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte auf der Agenda stehen wird:

Im Job gefordert werden … Im Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte wird gefragt …
… ein allgemeines intellektuelles Leistungsvermögen … nach dem Allgemeinwissen
… ein gutes Mathematikverständnis … nach den Mathematik-Kenntnissen
… ein gutes Sprachverständnis … nach den Deutsch-Kenntnissen (Sprachverständnis, Kommasetzung, Diktat)
… eine flexible Arbeitsweise … nach der Stressresistenz (mit Hilfe von Stressfragen im mündlichen Interview)
… eine gute Merkfähigkeit … nach dem Erinnerungsvermögen
… eine gute Planungs- und Organisationsgabe … nach den organisatorischen Fähigkeiten im Gruppen- oder Rollenspiel
… eine gute Wahrnehmungsgabe … nach dem Konzentrationsvermögen
… eine schnelle Tippfähigkeit … nach einem gut beherrschten Zehn-Finger-System (Praxistest)

Der schriftliche Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte ist in der Regel für alle angehenden Verwaltungsfachangestellten inhaltlich gleich gehalten. Oft werden diese von der Deutschen Gesellschaft für Personalwesen e.V. (dgp) konzipiert. Gemeinsam mit Interamt fungieren sie als Berater der Kommunen in punkto Personalwahl. In einem Interview zur Eignungsdiagnostik bei der Bewerberauswahl im öffentlichen Dienst sagt die dgp:

„Einerseits ist der öffentliche Dienst über das Grundgesetz dazu verpflichtet, Bewerbern nach Eignung, Befähigung und Leistung Zugang zu öffentlichen Ämtern zu verschaffen. Letztere kann man nur mit hochwertiger Eignungsdiagnostik beurteilen. Andererseits geht es auch um beiderseitige Fairness. Für den Bewerber insofern, als er die Chance haben muss, nach Maßstäben beurteilt zu werden, die über das subjektive Empfinden einzelner Entscheidungsträger hinausgehen. Der öffentliche Arbeitgeber muss demgegenüber die Chance haben, auch nur die Mitarbeiter an sich zu binden, die den Anforderungen der Organisation genügen. Oder um es anders auszudrücken: Fehlbesetzungen sind gerade für kleinere Verwaltungen mit einem hohen Kostenrisiko verbunden.“

Erst im mündlichen Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte erfolgt die Spezialisierung auf die jeweilige Kommune oder den künftigen Tätigkeitsbereich. Dabei ist insbesondere wichtig, dass Bewerber sich offen, authentisch, serviceorientiert und wortgewandt geben, denn im Umgang mit Bürgern sind diese Parameter essentiell wichtig, um als kompetenter Ansprechpartner zu fungieren, was mittlerweile der Anspruch einer Kommune ist.

Grundsätzlich häufig gestellte Fragen sind:

  • Definitionen zu Exekutive, Judikative, Legislative und weiteren politisch relevanten Begrifflichkeiten
  • Hintergründe zu politischen Abläufen, Bezügen und Zusammenhängen
  • Themen, die direkt die Kommune betreffen (Stadtteile, Bürgermeister, Wappen, Einwohner, Größe)

Daneben sind Praxistests üblich, die zeigen, wie organisationsstark ein Bewerber ist und wie gut seine Nerven sind, wenn beispielsweise in einer Gruppendiskussion ein vehementer Widersacher permanent das Wort ergreift, denn das könnte auch in einem Bürgerbüro zur Realität werden.

Der Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte – ein Erfahrungsbericht von Kira

„Wenn ich ehrlich bin, dann war der Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte noch schlimmer, als ich es befürchtet habe, denn die Zeit war viel zu knapp. Ich habe wirklich viel im Vorfeld gelernt und konnte die Fragen zum Allgemeinwissen ebenso schnell lösen wie die Aufgaben in Deutsch und Mathe, aber dann blieb noch der schlimmste Teil übrig: die Aufgaben zur Konzentrations- und Merkfähigkeit sowie zum logischen Denken. Da rauchte mir ganz schön der Kopf – zumindest für kurze Zeit, denn fertig geworden bin ich mit dem Test nicht.

Fünf Tage später erhielt ich einen Anruf, ich möge zum mündlichen Einstellungstest kommen. Gefühlt schleifte ich mit gesenktem Kopf und Armen, die bis zum Boden reichen, in den Test – mit der großen Panik im Genick, dass dieser ebenso schlimm wird. Doch ich konnte schnell aufatmen, denn im mündlichen Test kamen Fragen zur Kommune und wieder jede Menge Allgemeinwissensfragen zum Thema Politik dran, worin ich schon in der Schule in Sozialkunde wirklich gut war.

Ich konnte es kaum glauben, aber zehn Tage nach den beiden Tests erhielt ich erneut einen Anruf – und der Mann am Telefon sagte, ich hätte die Ausbildungsstelle.“