Einstellungstest Bürokommunikation: Was steckt dahinter?

Die einst so beliebte Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Bürokommunikation gibt es heute nicht mehr. Zum Ausbildungsjahr 2014 wurde dieser Beruf außer Kraft gesetzt. An die Stelle des/der Kaufmann/-frau für Bürokommunikation tritt nun der/die Kaufmann/-frau für Büromanagement. Beide Berufe sind damit die Nachfolger der Ausbildung zum/zur Bürokaufmann/-frau.

Die Ausbildung zum/zur Kaufman/-frau für Büromanagement vereint drei Berufe

Wie bereits eingangs erwähnt, sollte das Jahr 2014 den Neuanfang der klassischen Büroausbildung einläuten, die bereits viele Jahre zurückgeht. Seit diesem Jahr gibt es nur noch einen Ausbildungsberuf: den/die Kaufmann/-frau für Büromanagement. Diese drei Ausbildungen werden als Folge dessen nicht mehr angeboten:

  1. Bürokaufmann/-frau
  2. Fachangestellte/-r für Bürokommunikation
  3. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

Während der dreijährigen Ausbildung werden Bürofachkräfte ausgebildet, die in Wirtschaftsunternehmen, in der öffentlichen Verwaltung sowie in Organisationen, Verbänden und Interessenvertretungen für die kaufmännischen und bürowirtschaftlichen Aufgaben zuständig sind.

Die Ausbildungsinhalte des neuen Ausbildungsberufs

Wer die Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement machen möchte, wird mit diesen Ausbildungsinhalten konfrontiert:

  • Auswahl und Anwendung von Kommunikations- und Textverarbeitungssystemen
  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
  • Durchführung und Auswertung von Vor- und Nachkalkulationen
  • Einholung, Prüfung und Vergleich von Angeboten
  • Projektmanagement mit Fokus auf Planung, Durchführung und Kontrolle
  • Recherche, Beurteilung, Aufbereitung und Archivierung von Informationen
  • Vorbereitung von Dienstreisen und Reisekostenanträgen
  • Vorbereitung von Zahlungen (unter verschiedenen Zahlungsbedingungen)

Eine inhaltliche Vertiefung findet meist mit Blick auf den Ausbildungsbetrieb oder die jeweilige Ausbildungsabteilung im Betrieb statt. So können das Auftragswesen, kaufmännische Abläufe und deren Steuerung, Logistik und Einkauf, Vertrieb und Marketing, Finanzwirtschaft, Verwaltung, Recht, Öffentlichkeitsarbeit, Sekretariat und Personalwirtschaft zum Schwerpunkt werden.

Wer wird zum Einstellungstest Bürokommunikation zugelassen?

Wer sich auf die Ausbildungsstelle zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement bewirbt, hat meist einen mittleren Bildungsabschluss (wie 52 Prozent der Ausbildungsanfänger aus dem Jahr 2013). Doch auch Bewerber mit Hochschulreife (33 Prozent) finden zunehmend häufiger Interesse an diesem Berufsbild, das einen guten Einstieg in die Arbeit im Büro bietet. Personalreferenten werden vor der Einladung zum Einstellungstest Bürokommunikation einen genauen Blick auf die Zeugnisnoten in Deutsch, Mathematik, Englisch und Wirtschaft werfen, denn diese Fächer müssen Kaufleute für Büromanagement gut beherrschen, um die Ausbildung mit Erfolg abschließen zu können. Warum zeigt sich in der folgenden Tabelle:

Deutschkenntnisse sind wichtig für … … eine korrekte Kundenkommunikation in Wort und Schrift.

… eine grammatikalisch und in punkto Rechtschreibung fehlerfreie Erstellung von Angeboten und Rechnungen.

… eine einwandfreie Kommunikation mit Lieferanten, Partnern und Kunden.

Mathematikkenntnisse sind wichtig für … … die Überwachung der Konten inklusive Zahlungsein- und Zahlungsausgängen.

… die Erstellung und Prüfung von Rechnungen.

Englischkenntnisse sind wichtig für … … die Kommunikation mit internationalen Partnern, Lieferanten und Kunden.

… für die korrekte Kommunikation in schriftlicher und mündlicher Form.

Wirtschaftskenntnisse sind wichtig für … … die betriebswirtschaftlichen und kaufmännischen Aufgaben, die im Büro anfallen.

… die Bewältigung der Aufgaben im Rechnungswesen, in der Buchhaltung und bei der Ausarbeitung von Jahresabschlüssen.

Wer nun das Anforderungsprofil kennt, weiß auch, dass das Trainieren mit diesen Einstellungstests besonders zielführend ist, wenn im einen oder anderen Fach Schwächen bestehen:

Variantenvielfalt bei der Fragestellung

Der Ausbildungsberuf „Kaufmann/-frau für Büromanagement“ an sich ist recht „allgemein“ gehalten, wie bereits der Blick auf die Ausbildungsinhalte gezeigt hat. Spezifisch wird es erst mit Blick auf den Ausbildungsberuf selbst, deswegen geben gelernte Kaufleute der Bürokommunikation (dem Vorgängerberuf) mit Blick auf den Einstellungstest Bürokommunikation diese Tipps:

1.) Trainieren Sie die Grundfähigkeiten in den Fächern Deutsch, Mathematik, Englisch und Allgemeinwissen so gut, dass diese Aufgaben inhaltlich sowie zeitlich ein Klacks im Einstellungstest Bürokommunikation sind. So schaffen Sie zeitliche Freiräume für Aufgaben aus den Bereichen logisches Denken, kreatives Denken, Erinnerungs- und Konzentrationsvermögen. Diese Aufgaben sollte zwar auch trainiert werden, doch die Erfahrung zeigt, dass auch mit viel Training für diese Denkaufgaben mehr Zeit einkalkuliert werden muss.

2.) Im Mathematiktest stehen insbesondere Prozentrechnungen und Dreisatzrechnungen an. Dies müssen Kaufleute für Büromanagement bereits vor Beginn ihrer Lehre sicher beherrschen – und tun dies in der Praxis allerdings nur selten, denn Beobachtungen haben ergeben: Im Mathematikteil fallen die meisten durch.

3.) Der Deutschtest kann im Rahmen des Multiple-Choice-Verfahrens vorgelegt werden, allerdings kann es auch passieren, dass Sie ein Diktat schreiben oder einen Aufsatz erstellen müssen. Aufsatzthemen sind dann meist Erörterungsthemen, bei denen es neben Rechtschreibung und Grammatik insbesondere auch auf eine gute Strukturierung der Texte ankommt.

4.) Häufig werden Rollenspiele dazu genutzt, die Bewerber einem Praxistest zu unterziehen. Je nachdem wie viel Bewerber sich auf wie viel freie Stellen beworben haben, können diese Rollenspiele schnell zu verkappten Stresstests werden, denn nur wer mit durchgängiger Freundlichkeit, einem gelebten Servicegedanken und einer strukturierten Arbeitsweise punktet, kommt dann eine Runde weiter.

5.) Schätzen Sie sich glücklich, wenn Konzentrationstests und Prüfungen des Erinnerungsvermögens gleich zu Beginn des Testverfahrens stehen, denn dafür brauchen Sie einen frischen und freien Kopf und nicht etwa Hirnströme, die sich schon durch zig andere Prüfungen geschlagen haben.

6.) Bewahren Sie Ruhe und versuchen Sie insbesondere bei den mündlichen Testteilen Persönlichkeit zu zeigen, denn das ist bei einem doch recht allgemein gehaltenen Beruf ein besonders wichtiges Auswahlkriterium. Agieren Sie überlegt und lassen Sie Ihr Gegenüber wissen, was Sie ganz persönlich in die Ausbildung einbringen können.

7.) Beziehen Sie bei Gruppendiskussionen keine extremen Positionen, sondern achten Sie darauf, dass Sie Ihre Meinung authentisch und argumentativ gut untermauert vorbringen können, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass Sie Ihrem Gegenüber auf den sogenannten Schlips treten.

8.) Da Sie in diesem Beruf sehr viel mit Kunden und anderen Gesprächspartnern zu tun haben, achten Personalreferenten besonders auf Ihr Verhalten. Seien Sie höflich, freundlich und zuvorkommend. Fallen Sie Ihrem Gegenüber nicht ins Wort und formulieren Sie Ihre Worte stets zielgruppenspezifisch, deutlich und mit einem Lächeln auf den Lippen.

9.) Wer bereits ein Praktikum in diesem Beruf absolviert hat, sollte die dort gewonnenen Praxiserfahrungen im Gespräch anbringen. Das impliziert, dass Sie sich nicht nur theoretisch mit dem Berufsbild auseinandergesetzt haben, sondern sich auch praktisch in dem Bereich auskennen.